09/06/2026
Como escolher impressora para empresa: porte, tipo, valores e compra ou aluguel
Guia para escolher impressora adequada ao negócio: porte da empresa, tipos (laser, multifuncional, jato de tinta), faixas de preço de mercado e quando comprar ou alugar com outsourcing.
Impressora errada custa caro — em toner, parada e retrabalho
Escolher impressora para empresa não é comprar a mais barata do marketplace. Volume de páginas, necessidade de cor, rede, digitalização e custo por página definem se laser mono, multifuncional ou outsourcing (aluguel) faz sentido. Este guia ajuda gestores de PMEs no Rio Grande do Sul a alinhar porte, tipo de negócio, valores de mercado aceitáveis e decisão entre compra e locação.
Tipos de impressora corporativa
| Tipo | Ideal para | Cuidado |
|---|---|---|
| Laser monocromática | Texto, contratos, NF em alto volume | Cor não disponível |
| Laser colorida | Apresentações, marketing interno, gráficos | Toner colorido encarece muito o custo/página |
| Multifuncional (MFP) | Imprimir + digitalizar + copiar (+ fax legado) | Escolher com ADF duplex se digitaliza muito |
| Jato de tinta (inkjet) | Baixo volume, fotos, cor ocasional | Tinta seca se imprime pouco; não para 2.000+ pág/mês |
| Matricial / impacto | Formulários carbono, alguns ERPs legados | Nicho — barulho e manutenção específica |
| Etiquetas / térmica | Logística, varejo, expedição | Modelo dedicado Zebra/Datamax etc. |
| Plotter / grande formato | Engenharia, arquitetura, gráfica | Custo alto; avaliar outsourcing |
Escolha por porte da empresa
Microempresa (1–5 usuários, até ~500 páginas/mês)
- Recomendado: laser mono compacta ou multifuncional mono Wi-Fi/Ethernet.
- Evitar: laser de escritório grande (ociosa, toner vence) ou inkjet de consumo doméstico como única impressora do CNPJ.
- Rede: Wi-Fi ou USB compartilhado — preferir rede para não depender de um PC ligado.
Pequena empresa (6–30 usuários, 500–5.000 páginas/mês)
- Recomendado: multifuncional laser mono em rede; colorida só se área comercial/marketing justificar.
- Digitalização: ADF duplex acelera arquivo de notas e contratos (LGPD: destino seguro).
- Impressão departamental: uma MFP central + impressora mono em expedição se volume alto.
Média empresa (30+ usuários, 5.000+ páginas/mês)
- Recomendado: impressoras de departamento ou contrato de locação/outsourcing com SLA.
- Gestão: servidor de impressão, filas, contabilização por setor, política “impressão dupla face”.
- TI: integração com AD, scan-to-email, pastas SMB — suporte gerenciado.
Escolha por tipo de negócio
| Segmento | Perfil típico |
|---|---|
| Escritório / serviços | MFP mono, scan PDF, rede |
| Contabilidade / jurídico | Volume alto mono, duplex, arquivo digital |
| Clínica / saúde | Mono + política LGPD; evitar impressão desnecessária de prontuário |
| Varejo / PDV | Térmica não fiscal + laser para backoffice |
| Logística | Etiquetas térmicas + laser expedição |
| Gráfica / marketing | Color laser ou gráfica rápida externa se volume colorido alto |
| Indústria leve | Mono robusta + etiquetas; ambiente com poeira exige manutenção |
Valores de mercado aceitáveis (referência Brasil, 2026)
Faixas indicativas para orçamento — variam por marca (HP, Brother, Epson, Canon, Lexmark), promoção e configuração. Sempre compare custo total (equipamento + toner + manutenção em 3 anos).
Compra — equipamento novo (aproximado)
| Categoria | Faixa típica | Observação |
|---|---|---|
| Laser mono SOHO | R$ 900 – R$ 1.800 | Até ~1.500 pág/mês |
| MFP laser mono rede | R$ 2.000 – R$ 4.500 | PME padrão |
| Laser colorida rede | R$ 3.500 – R$ 8.000 | Uso moderado de cor |
| MFP departamental | R$ 8.000 – R$ 25.000+ | Alto volume, contrato manutenção |
| Etiquetas térmica | R$ 1.200 – R$ 4.000 | Depende largura e DPI |
Custo operacional — o que muitos esquecem
- Toner original mono: frequentemente R$ 150 – R$ 400 o cartucho/cilindro — ver rendimento (páginas ISO).
- Kit colorido pode superar R$ 1.500 por ciclo — cor só onde gera receita.
- Manutenção fora de garantia: R$ 150 – R$ 400 visita + peças.
- Refil não original barateia mas pode anular garantia e falhar em MFP corporativa.
Regra prática: calcule R$/página = (preço toner ÷ rendimento) + manutenção proporcional. Laser mono costuma ficar entre R$ 0,04 e R$ 0,12/página em PME; colorida pode triplicar.
Aluguel / locação (mensalidade indicativa)
| Modelo | Faixa mensal típica | Inclui |
|---|---|---|
| MFP mono volume baixo | R$ 150 – R$ 350 | Equipamento + toner + manutenção |
| MFP mono volume médio | R$ 350 – R$ 700 | Franquia de páginas (ex.: 2.000–5.000) |
| Departamental / color | R$ 700 – R$ 2.500+ | SLA, peças, técnico |
Excedente de franquia: R$ 0,05 – R$ 0,20/página conforme contrato. Leia cláusula de reajuste e prazo mínimo (12–36 meses).
Comprar ou alugar: quando cada um vale a pena
Compre quando:
- Volume estável e previsível abaixo de ~2.000 páginas/mês.
- Orçamento de CAPEX disponível e equipamento com vida útil 4–5 anos.
- Equipe interna ou TI terceirizada troca toner e chama assistência pontual.
- Uma única MFP atende todo o escritório sem pico extremo.
- Modelo com peças e toner fáceis no mercado brasileiro.
Alugue (locação / outsourcing) quando:
- Volume alto ou sazonal (fechamento contábil, campanhas).
- Quer custo fixo mensal e previsível (OPEX) sem surpresa de toner.
- Exige SLA de substituição em 24–48 h se a impressora parar.
- Colorida com uso intenso — fornecedor gerencia estoque de toner.
- Múltiplas filiais — contrato único com inventário.
- Não quer ativo imobilizado nem descarte no fim — devolve à locadora (Greenway para equipamentos próprios obsoletos).
Comparativo rápido
| Critério | Compra | Aluguel |
|---|---|---|
| Investimento inicial | Maior | Menor ou zero |
| Custo previsível | Variável (toner, quebra) | Mensalidade fixa + excedente |
| Flexibilidade troca | Baixa | Upgrade no contrato |
| Propriedade do ativo | Sim | Não |
| Ideal porte | Micro e pequena | Pequena/média alto volume |
Onde comprar ou contratar aluguel
Compra
- Distribuidores corporativos — Ingram, TD Synnex, revendas HP/Brother/Lexmark com nota e garantia nacional.
- Lojas especializadas B2B — evite misturar equipamento de consumo com linha corporativa sem suporte.
- Marketplace — só com vendedor confiável, garantia clara e nota; desconfie de preço muito abaixo do mercado (refurb sem garantia).
Exija instalação em rede, driver universal ou servidor de impressão, e treinamento básico (scan, duplex).
Aluguel / outsourcing
- Empresas de outsourcing de impressão (locação + manutenção + toner).
- Revendas autorizadas com programa de locação (HP Managed Print Services, Lexmark, etc.).
- Contrato escrito: franquia de páginas, toner incluso, tempo de atendimento, equipamento reserva.
A ITC Service não vende impressoras, mas apoia na escolha técnica, instalação em rede, compartilhamento Windows/Samba, scan para pasta segura e integração com rede corporativa.
Checklist antes de decidir
- Estime páginas/mês (mono e cor) — olhe contador ou 1 semana amostral × 4.
- Precisa digitalizar? ADF duplex é obrigatório?
- Impressão sensível? Fila segura, autenticação por crachá em MFP departamental.
- Espaço físico e energia (MFP grandes exigem tomada dedicada).
- Compatibilidade com ERP, sistema fiscal, etiquetas.
- Política ambiental — duplex padrão, evitar impressão desnecessária.
- Plano B se equipamento parar — aluguel com SLA ou impressora reserva.
Erros comuns
- Comprar colorida “por precaução” com 95% das páginas em preto.
- Inkjet de consumo em escritório com 3.000 páginas/mês.
- Impressora só USB no canto — fila única, PC desligado trava todos.
- Contrato de aluguel sem ler excedente de páginas.
- Ignorar rede Wi-Fi fraca — impressora “some” como notebook na Wi-Fi instável.
Contato ITC Service
Orientação na escolha, instalação em rede, suporte e descarte de impressoras antigas no RS.